ในการใช้ Outlook2013 , Outlook 2016 เมื่อเราทำการใช้ Outlookไปเรื่อยๆ ไฟล์ .pst ของเราก็จะโตขึ้นเรื่อยๆ ตามขนาดของ Mailbox ที่เข้ามายังภายใน mail ของเรา ซึ่งถ้าไฟล์ .pst ของเรามีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ อาจจะทำให้เราเปิด outlook ได้ช้าหรือมีปัญหาในการเปิด outlook แต่วันนี้ผมจะ่มาบอกวิธีการ compact outlook data file Microsoft Outlook กัน อาจจะไม่มีวิธีที่ดีที่สุดในการทำแต่วิธีนี้ก็ช่วยได้เหมือนกันนะครับ

สำหรับคนที่ใช้ Microsoft  Outlook โดยทำการ Sync email แบบ Exchange ไม่ต้องทำนะ

การ Compact Microsoft Outlook 2013 / 2016

1. ไปที่ File

2. Info > เลือก Account Settings > ทำการเลือก Account Settings

3. ให้เราเลือก Tab Data File จากนั้นให้เราคลิก Tab E-mail ตามลูกศรสีดำ (E-mail ตัวที่ Comment : Default)

และทำการกด Settings

3. ให้เรากด Compact Now จากนั้นก็รอระบบของ Outlook ทำการ compact outlook file

โดยเวลาในการทำจะขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ .pst และตอนทำ compact อาจจะทำคอมพิวเตอร์ของเราช้าลงไปนิดหน่อยนะครับ ไม่ต้องตกใจ เมื่อทำการ compact เสร็จเรียบร้อย ก็ให้กด OK เรียบร้อยการบีบอัดลดข้อมูลในการโตของไฟล์ .pst

ถ้าเราได้ข้อมูลของลูกค้ามา โดยเป็น ชื่อ นามสกุล โดยเมื่อเราทำการ Input มาจากระบบอื่นๆมาเข้า File Excel แล้วเกิดช่องว่างระหว่างชื่อ – นามสกุล แล้วเราจะต้องมานั่งจัดเรียงใหม่ก็ไม่ใช่ โดยถ้ามีรายชื่อถึง พันกว่าคน หรือ หมื่นกว่าคนจะทำอย่างไร วันนี้ผมมีสูตรการใช้ Function ของ Excel ในการตัดช่องว่างหน้าชื่อ และ พื้นที่ว่างระว่าง หลังชื่อ และนามสกุลมาฝาก โดยหลักๆจะเป็นการลบพื้นที่หน้าข้อความออก

เทคนิคการลบพื้นที่ว่างหน้าข้อความ Microsoft Excel (Remove Space text file)

1. เมื่อเรามีข้อมูลอยู่ในมือ ดูจากคอลั่ม RAW DATA Input พบกว่า ชื่อและนามสกุล กระจัดกระจายไปหมด มีช่องว่างเต็มไปหมด

โดยเราสามารถปรับให้เรียงชื่อได้ในคอลั่ม Results

2. โดยให้ใช้สูตร

=TRIM(Text)   แต่ในตัวอย่างใช้   the formula in cell C5 is :  =TRIM(C5)

3. เราก็จะได้ดังภาพ ”    Teddy            Sheringham” ก็จะเรียนเป็น “Teddy Sheringham” โดยเป็นการตัดช่องว่างออก

4. จากนั้นเราก็เอาเมาส์ลากตรงมุมขวาล่าง เพื่อทำ Row อื่นๆ โดยผลลัพธ์ก็จะได้ดังภาพ

ง่ายไหมครับกับการใช้สูตรในการตัดช่องว่างระหว่างข้อมูลใน Microsoft Excel โดยเป็นการสูตรง่ายๆและเทคนิค โดยเราสามารถนำไปประยุกต์ในการลบช่องว่างของ Text ได้

ในการใช้สูตรมารวมยอดขายของแต่ละเดือน สามารถทำได้โดยใช้สูตรง่ายๆในการใช้ Microsoft Excel ในการช่วยในการคำนวนในเรื่องของตัวเลขในการคำนวนยอดขาย เพื่อให้เราเห็นยอดในแต่ละเดือน และเดือนถัดไป บวกกันไปเรื่อยๆจนครบ 1 ปี

1.  เป็นการใช้สูตร SUM ในแต่ละเดือน โดยเดือน JAN  + Feb  = xxx แล้วนำยอดไปบวกเดือน Mar โดยทำการบวกไปเรื่อยๆ

=SUM($C$5:C5)

2. ใช้สูตรตามภาพ เพราะว่า ยอดแรกของเราอยู่ C5

เมื่อเราได้ยอดเดือนแรกแล้ว ก็ให้ทำการลากลงมาได้เลย จนถึงสุดท้าย

3. สุดท้ายเราก็จะได้ยอดที่สรุปของทุกๆเดือน

โดยเราจะได้ยอดในการบวกในแต่ละเดือนมาบวกกันไปเรื่อยๆ และยอดสรุปทั้งปี เป็นทิปง่ายๆสำหรับการใช้สูตร Microsoft Excel

เป็นการรวมสูตรของ Microsoft Excel เทคนิคต่างๆในการทำ Excel โดยจัดทำใหม่ทั้งหมดในปี 2016 โดยสูตรต่างๆเหล่านี้ เหมาะสมกับ แผนกบัญชี แผนกการเงิน คลังสินค้า อาจารย์ นักศึกษาที่กำลังศึกษาสูตร Microsoft Excel หรือบุคคลทั่วๆไปที่สนใจ Microsoft Excel  โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวัน โดยสูตร Excel เหล่านี้ วันนี้ผมทำการรวมสูตร Formula เอาไว้ ตั้งแต่พื้นฐาน จนขึ้นขั้น Advance ในการใช้ Microsoft Excel เพราะฉะนั้นเลยเหมาะสมกับทุกระบบในการใช้งาน

โดยสูตร Excel สามารถเปิดได้ทั้งใน Microsoft Excel 2016 , Excel 2013 , Excel 2010  และ Excel 2007 หรือแม้กระทั้งใน Google Drive (Chrome)

สูตร Excel ปี 2016 จัดทำขึ้นมาใหม่ เหมาะกับทุกอาชีพ และผู้สนใจ โดยนำไปประยุกต์เพิ่มเติม 

โดยบทความที่ผมสอนขึ้นมาและรวบรวมขึ้นมานั้น เป็นการสอนเนื้อหาการใช้ Excel ภาษาไทย /อังกฤษ โดยมี ตัวอย่างสูตรในการใช้ Microsoft Excel และสามารถทำการดาวน์โหลด Microsoft Excel สูตรต่างๆไปดูได้ หรือนำไปปรับแต่งได้ตามสะดวก โดยทางแอดมินมั่นใจว่าทุกสูตรของ Microsoft Excel สามารถใช้งานได้ทั้งหมด สูตรไหนมีปัญหาหรือมีข้อสงสัยสามารถสอบถามมาทาง Facebook ได้ โดยทีมงานของ windowssiam.com ได้ทำการรวบรวมเอาไว้  (มีประมาณ 5 สูตรดัดแปลงมาจาก nistelbooy ฝากขอบคุณด้วย)

หมวด การเงิน (Finance) | การบัญชี (Accounting) | อินวอยซ์ (invoice)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวนต่างๆของการเงิน ใบเสร็จ , invoices ,Report และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

หมวดฝ่ายบุคคล (Human Resource)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวณ และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

การบริการ (Services)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวณ และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

หมวดการศึกษา (Education)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวณ และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

หมวดคลังสินค้า ร้านขายของชำ (Stock)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวณ และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

หมวดบุคคลทั่วไป (personal)

เป็นการรวบรวมสูตรการคำนวณ และ Template โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับในชีวิตจริง หรือ ดูเป็นตัวอย่าง และทำการสร้างไฟล์ Excel นำไปใช้เอง

รวบรวมสูตรทั้งหมดของ Microsoft Excel ปี 2016 โดยอย่าลืม Like และ Share ให้เพื่อนๆสามารถเข้ามาทำการดาวน์โหลด Template และสูตร เอาไว้ประยุกต์ในการทำงานของเราได้ ผิดพลาดประการใดขออภัยไว้ด้วย

VLOOKUP ซึ่งเป็นหนึ่งในฟังก์ชันการค้นหาและการอ้างอิง เมื่อคุณต้องการค้นหาสิ่งต่างๆ ในตารางหรือช่วงตามแถว ตัวอย่างเช่น ค้นหารายชื่อพนักงาน เพื่อที่จะหาเงินเดือน หรือ สกิลความสามารถ  หลายคนที่กำลังศึกษา Excel ใหม่ และกำลังต้องการศึกษาฟังก์ชั่น VLOOKUP  ใน Excel โดยวันนี้ผมจะมาทำการเขียนบทความ พื้นฐานในการใช้ VLOOKUP เพื่อเป็นพื้นฐานในการนำไปต่อยอดได้ โดยมีการสอนใช้ VLOOKUP ข้าม Sheet ตามด้านล่างของบทความ

ไวยากรณ์

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

เช่น =VLOOKUP(“John Smith”,$D$2:$G$145, 4, FALSE)

ตัวอย่างการทำฟังก์ชั่น VLOOKUP EXCEL

โดยในการตัวอย่างจะเป็นการ ค้นหารายชื่อพนักงาน เพื่อทำการหาเงินเดือน (Salary) และ สกิลความสามารถ (Skill)

เป็นการ Search หรือทำการ input ข้อมูลของ NAME จากนั้นข้อมูลจะไป Search Salary , Skill

1. ให้ทำเราทำการคลิกไปที่ Cell ของ Salary  > จากนั้นไปคลิกที่ Function ของ Excel > เลือกหัวข้อ Lookup : ทำการเลือก VLOOKUP และกด OK

2. ทำการกรอกข้อมูลของการใช้ VLOOKUP

Lookup_Value : ให้ใส่ช่องของคอลัมน์ที่เราต้องการ INPUT ข้อมูลลงไป ในตัวอย่างคือ J4 (เพราะผมจะทำการค้นหาด้วยชื่อในการหาข้อมูลลงไปใน J4)

Table_array : เป็นการเลือก Column ของข้อมูลว่าจะให้เราเลือกไปในส่วนไหนบ้าง ตั้งแต่ Column ที่เท่าไรถึง Column เท่าที่เท่าไร เช่น C5:F14

Col_index_num : หลังจากที่เราเลือก Table_array เรียบร้อย ข้อมูลที่จะให้เราทำการค้นหา อยู่คอลัมน์ ที่เท่าไรของ Table_array

Range_lookup : มี 2 ค่า

TRUE :  ข้อมูลที่เราทำการ INPUT ลงไปมีการเรียงจากน้อยไปมาก เช่น 0 , 1 , 2 ,3

FALSE : ค้นหาค่าที่ตรงกันในคอลัมน์แรก ข้อมูลที่เราทำการ INPUT ลงไปไม่ได้เรียงกัน ว่าจะน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย ในตัวอย่างผมใช้ชื่อในการค้นหา ซึ่งชื่อไม่ได้มีการเรียงอยู่แล้ว เพราะแต่คนละชื่อก็ไม่เหมือนกัน ผมเลยใช้ FALSE

3.  จากภาพช่อง SALARY จะเป็น #N/A เพราะเรายังไม่ได้กรอกข้อมูล INPUT ลงไปใน NAME

4. ทำการใช้ VLOOKUP เพิ่มเติมในกรณีจะเพิ่มการคนหาเพิ่มเติม ในตัวอย่างจะค้นหา SKILL เพิ่มเติมด้วย ก็ให้ทำเหมือนในขั้นตอนที่ 1-3

สำหรับใครที่คล่องๆแล้ว ก็ให้พิมพ์ =VLOOKUP  แล้วพิมพ์ใส่เงื่อนไขลงไปได้เลย

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

5. เมื่อเราทำ VLOOKUP เสร็จเรียบร้อย ก็ลองทำการ INPUT NAME ลงไปในช่องที่เราต้องการหาค้นหาในเงื่อนไขของชื่อ และเมื่อใส่เสร็จเรียบร้อย เราก็จะได้ เงินเดือน และ สกิล ของชื่อคนๆนั้นออกมา

ง่ายไหมครับกับการทำ VLOOKUP ใน Excel โดยหวังว่าเพื่อนๆ จะนำความรู้ตรงนี้ไปต่อยอดต่อได้ในอนาคต

การทำ VLOOKUP ข้าม Sheet

สำหรับการทำ VLOOKUP ข้าม Sheet นั้น ตอนการทำนั้นก็เหมือนกันตามที่อธิบายไปด้านบน ต่างกันแค่เพียงให้ใส่ชื่อ Sheetลงไปด้วย (ชื่อSheet!)

ตัวอย่าง :  =VLOOKUP(C3,Sheet1!C5:F14,3,FALSE)

ซึ่งหลักการในการทำ VLOOKUP ภายใน Sheet เดียวกัน หรือ VLOOKUP ต่าง Sheet ก็จะเหมือนกัน

The post การใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP Excel ในการค้นหาข้อมูล appeared first on WINDOWSSIAM.

โดยในการใช้ฟังก์ชั่นของ IF จะเป็นการทดสอบว่าเป็นเงื่อนไขจริงหรือเท็จ ช่วยให้เราทำการเปรียบเทียบตรรกะกับค่า Value ที่เราได้ใส่เงื่อนไขลงไป โดย IF (ถ้าข้อมูลเป็นจริงก็ให้ทำเป็นจริง แต่ถ้าไม่ใช่จริงก็ให้ทำเท็จ) โดยเป็นการใช้ Logic ในการเขียน IF แต่ถ้าเป็นสูตรง่ายๆคงไม่ยาก แต่ถ้าใครจะทำ IF ซ้อน IF ก็ให้ดูเงื่อนไขดีๆ

ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชั่น IF ใช้อาร์กิวเมนต์ต่อไปนี้

=IF(logical_test,Value_if_true,Value_if_False)

สูตรที่ใช้ฟังก์ชัน IF ของ Excel

logical_test: เงื่อนไขที่คุณต้องการตรวจสอบ

value_if_true: ค่าที่ส่งกลับถ้าเงื่อนไขเป็นจริง

value_if_false: ค่าที่ส่งกลับเมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ

ตัวอย่าง IF อย่างง่าย

=IF(A2=”YES”,1,2)   ถ้า A2 มีค่าเท่ากับ YES ให้แสดงค่าเป็น 1 แต่ถ้า A2 ไม่ใช่ YES ให้แสดงค่าเป็น 2

=IF(B2>C2,”กำไร”,”ขาดทุน”) ถ้ารายได้ มากกว่า รายจ่าย ให้แสดง กำไร |  แต่ถ้า รายได้ น้อยกว่า รายจ่าย ให้แสดงขนาดทุน

การใช้ If ในการคำนวนเกรดของนักศึกษา โดยทำเป็นเงื่อนไข ในการกำหนดเกรดของนักศึกษาว่าจะได้จะเกรดเท่าไร โดยเราใส่ที่ คะแนนสอบกลางภาค ฟังก์ชั่น Excel ก็จะคำนวณตามเงื่อนไขที่เราได้

=IF(C3>89,”A”,IF(C3>79,”B”,IF(C3>69,”C”,IF(C3>59,”D”,”F”))))

ตัวอย่าง IF ที่ซ้อนกัน (IF ซ้อน IF)

เมื่อการใช้ IF จะมีแค่เพียง2 ผลลัพธ์เท่านั้นตือ (จริงและเท็จ) โดยการใช้ IF ที่ซ้อน IF กันสามารถมีได้ตั้งแต่ 2 ถึง 64 ผลลัพธ์

ตัวอย่าง

=IF(B2=1,”YES”,IF(B2=2,”NO”,”Waiting”))

ถ้า B2=1 ให้แสดงเป็น YES โดยที่ถ้า B2=2 ก็ให้แสดงเป็น NO แต่ถ้า B2 ไม่เท่ากับ 1 และ 2 ก็ให้แสดง Waiting

โดยเป็นการใช้สูตรง่ายๆสำหรับ การทำ IF ของ Excel โดยเพื่อนๆสามารถ นำความรู้ในการใช้ Function ของ IF นำไปใช้ IF ซ้อน IF ได้อย่างสบาย

The post การใช้ฟังก์ชั่น IF และเงื่อนไข IF ซ้อน IF Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนทีกำลังทำไฟล์ Microsoft Excel และต้องการใส่ ข้อมูลบนหัวกระดาษ และท้ายกระดาษของแต่ละหน้าใน Microsoft Excel หรือการใช้ Tool ที่ชื่อว่า การใส่ Header , Footer ใน Microsoft Excel โดยส่วนใหญ่จะไม่ค่อยใส่กันเท่าไร แต่วันนี้ผมจะมาแนะนำให้ทำการใส่ข้อมูลของแต่ละ Cell กัน

โดยเราสามารถใส่อะไรไปได้มั้งใน Header , Footer ส่วนมากเราจะใส่ Page Number , Number of Pages , Current Date , Current Time , File Path , File Name หรือการใส่รูปภาพลงไปใน Microsoft Excel

การทำ Header , Footer เอกสาร Microsoft Excel

1. ทำการเปิด Microsoft Excel ขึ้นมา

2. ไปที่ แถบ Insert > ทำการเลือก  Header , Footer

3. จากนั้นตรง Header จะสามารถใส่ได้ 3 Cell หลักๆ ส่วนใน Footer ก็จะมี 3 Cell เหมือนกัน

4. โดยจากนั้นทำการคลิกใน Cell นั้นๆ และเลือกเครื่องมือ โดยที่เราใส่อะไรลงไปใน Header / Footer  ก็สามารถใส่ได้

5. โดยเมื่อใส่เสร็จของเราก็จะได้ดังภาพ โดยเราสามารถใส่ Picture Company LOGO ลงไปได้ โดยการใช้ Insert หรือจะใส่ Page Number , Date ได้ด้วย

โดยเท่านี้ก็เป็นการใส่ข้อมูลต่างๆลงใน Header / Footer ของ Microsoft Excel เรียบร้อย ทำให้ไฟล์เอกสารของเราดูดีเพิ่มขึ้นมาด้วย

The post การใส่ Header , Footer ในไฟล์ Microsoft Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับมือใหม่ที่หัดใช้ Microsoft Excel นั้นสามารถเรียนรู้เบื้องต้นได้จากบทความนี้ โดยเป็นการสอนพื้นฐาน Microsoft Excel เบื้องต้น โดยอาทิเช่น การเพิ่ม Column , การเพิ่ม Row , การรวมผมลัพธ์ของ Microsoft Excel อาทิเช่น การบวก ลบ คูณ หาร และค่อยๆศึกษาเพิ่มเติมขึ้นไป โดยอาจจะไปใช้สูตร IF , การใช้ VLookup หรือการใช้ฟังก์ชั่นอื่นๆของ Excel โดยสำหรับผู้คนที่สนใจในด้าน Microsoft Excel ส่วนใหญ่จะเอาไปใช้ในการทำบัญชี การเงิน หรือ การทำสินค้าคงคลัง โดยสำหรับผู้ที่อยากเรียนพื้นฐานเบื้องต้น ก็ให้ทำการอ่านบทความนี้ และทำความเข้าใจก่อนในการทำงานของแต่ละหัวข้อของ Excel

เรียนรู้พื้นฐาน Excel เบื้องต้น

ความหมายของแต่ละส่วนหน้าจอของ Microsoft Excel (Interface)

Quick Access : เราสามารถทำการเพิ่มไอคอน Tools ต่างๆที่เราใช้บ่อยๆมาไว้ตรงนี้ได้

Tools ต่างๆ : จะเป็นการรวม Tools ต่างๆในการจัดการ Excel

Name Box : ชื่อของ Cell นั้นๆ หรือ จะเป็นการพิมพ์ชื่อ Cell นั้นๆลงไปแล้ว Enter มันจำนำเราไปอยู่ใน Cell ที่เราต้องการ

ช่องในฟังก์ชั่น : โดยเป็นช่องใส่สูตรที่เราจะใช้

ชื่อคอลัมน์ (Column) : ชื่อคอลั่มในการใช้งานไฟล์ใน Excel อาทิเช่น  A , B , C , D , E , F……

ชื่อแถว (Row) : ชื่อแถวในการใช้งานไฟล์ใน Excel อาทิเช่น  1,2,3,4,5…….

Sheet : จะเป็นแถบในการจัดการ Sheet และการเพิ่ม Sheet

Zoom in – Zoom out : ซูมเข้า – ซูมออก ไฟล์เอกสาร Excel

Worksheet : คือส่วนต่างๆที่อยู่ใน Sheet นั้นๆของ Excel

เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์

วงเล็บในสูตร Excel

ตัวอย่าง

=10+2*5   คำอธิบาย : คำตอบจะคือ 20 โดยเป็นการเอา 2 คูณ 5 จากนั้นเอา 10 ไปบวกกับ 10

=(5+5)*4  คำอธิบาย : คำตอบจะคือ 40 โดยเป็นการเอา 5 บวก 5 เท่ากับ 10 จากนั้นเอา 4 มาคูณ โดยจะเป็นการทำในวงเล็บก่อน

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ

ตัวดำเนินการอ้างอิง

โดยเราสามารถใส่การอ้างอิง โดยการ เลือก I4:I13  ก็หมายความว่า ทำการเลือกช่วงตั้งแต่ คอลัมน์ I3 ถึง I13

โดยทั้งหมดที่ผมทำการกล่าวมานี้ ผู้ใช้ทั่วไปสำหรับมือใหม่หัดใช้ Excel เบื้องต้นจะต้องทราบว่า ในแต่ละ Tools อาทิเช่น การ บวก ลบ คูณ หาร นั้นควรใช้สัญลักษณ์ไหนในการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมาใน Excel

ตัวอย่างสูตรทั่วไป

=A1+A2+A3  จะเป็นการรวมกันของ A1 A2 A3

=TODAY()  แสดงวันที่ปัจจุบัน

=UPPER(“windowssiam”) เป็นการแปลงตัวอักษรให้เป็นตัวใหญ่ทั้งหมด WINDOWSSIAM

การใช้ฟังก์ชั่น IF Excel

การใช้ VLookup

การคัดลอกข้อมูลของ Cell ใน Excel

ทำการเลือกข้อมูลที่เราต้องการคัดลอก > จากนั้นกด Ctrl + C และเอาเมาส์ไปวางไว้ใน Cell ที่เราต้องการจากนั้นกด Ctrl + V  (ไม่ใช่สูตรนะ)

การปรับขนาดของคอลัมน์ (Column) ให้เท่ากันทั้งหมดใน Excel

ทำการเลือก Column ทั้งหมดที่เราทำการเลือก และทำการเลือก Column Width : จากนั้นใส่ตัวเลขเข้าไป

การใส่ข้อมูลหลายๆ Cell พร้อมกันทีเดียว

ทำการเลือกคลุม Cell ที่เราต้องการ > จากนั้นทำการพิมพ์ลงไปใน Cell แรก และทำการกด Ctrl + Enter   (ข้อมูลจะทำการ Insert เองให้ใน Cell ที่เราเลือก)

การขึ้นบรรทัดใหม่แต่อยู่ใน Cell เดียวกันหรือ Row เดียวกัน Excel

ทำการกด ALT + Enter จากนั้นก็พิมพ์ Text ต่อไปได้ ข้อมูลก็จะอยู่ใน Row เดียวกัน

ต้องการแทรกคอลัมน์ของ Excel ทั้ง Column และ Row Excel

คลิกขวาที่คอลัมน์ที่เราต้องการเพิ่ม > เลือก Insert จากนั้นจะพบว่าจะมี Column เพิ่มขึ้นมาด้านหน้าของ column ที่เราเลือก

ถ้าเป็นการเพิ่ม Row ก็ให้คลิกที่ด้านขวาของ Workbook

การดึงข้อมูลตัวเลขให้เรียงลงมา

ทำการคลิกไปที่เซลล์นั้นๆ จากนั้นกด Ctrl + คลิกลากเมาส์ตรงมุมของเซลล์นั้นๆ (+) จากนั้นลากลงมา ก็จะได้ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

โดยถ้าเป็นข้อความ ก็ให้คลิกที่เซลล์นั้นๆจากนั้นลากลงมาได้เลย ข้อมูลก็จะเหมือนกับเซลล์ที่เราตั้งต้น

ทั้งหมดนี้เป็นพื้นฐานที่เราจำเป็นต้องรู้ เพราะจะได้ทำให้เราใช้ Microsoft Excel ได้ง่ายขึ้น เราค่อยๆทำการเรียนรู้ จากพื้นฐาน > ปานกลาง > ยาก เดี๋ยวเราก็เป็นเองครับ สู้ๆ ง่ายๆ ไม่ยากเกินความสามารถเราหรอก

The post พื้นฐาน Excel เบื้องต้น ที่จำเป็นต้องรู้ appeared first on WINDOWSSIAM.

ในการคำนวน วัน เดือน ปี ของพนักงานแต่ละคน เริ่มตั้งแต่เริ่มทำงานจนถึงเลิกจ้าง โดยทาง HR จะต้องมี record เก็บเป็นสถิติว่า พนักงานคนนี้ ทำงานมาทั้งหมด กี่ ปี เดือน วัน โดยวันนี้ผมจะมาสอนการใช้ Microsoft Excel ในการช่วยคำนวณ โดยเราสามารถทำการนำสูตรนี้ไปประยุกต์ในการทำงานต่างๆตรงตามที่เราต้องการได้ ขอแค่เข้าใจหลักการในการใช้งาน

โดยใช้ฟังก์ชั่น DATEDIF ของ Excel ในการช่วยคำนวณ

รูปแบบฟังก์ชั่น
DATEDIF(start_date,end_date,unit)

การใช้งาน DATEDIF ใช้คำนวนอายุงาน ปี เดือน วัน ของพนักงาน

โดยให้เราทำการกรอกข้อมูลของพนักงานลงไป อาทิเช่น รหัสพนักงาน , ชื่อ – นามสกุล , วันที่เริ่มต้นทำงาน , วันที่ลาออก จากนั้นระบบจะทำการคำนวณให้อัตโนมัติว่า บุคคลคนนั้น มีอายุงานทั้งหมดกี่ปี กี่เดือน กี่วัน

ตัวอย่าง

ตัวอย่างการคำนวนปี =DATEDIF(C3,D3,”Y”)

ตัวอย่างการคำนวนเดือน =DATEDIF(C3,D3,”YM”)

ตัวอย่างการคำนวนวัน =DATEDIF(C3,D3,”MD”)

เสร็จสิ้นการใช้สูตร DATEDIF ในการใช้ฟังก์ชั่นในส่วนนี้ในการคำนวณ ปี เดือน วัน โดยเราสามารถนำไปประยุกต์ในการคำนวณสิ่งต่างๆได้ เช่า อายุของสินค้า

ดาวน์โหลดตัวอย่าง DATEDIF

The post การใช้ DATEDIF ใช้คำนวน ปี เดือน วัน ของพนักงาน appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับในการทำ Presentation PowerPoint ในการนำเสนองาน หรือ รายงานให้กับผู้บริหาร พวกเราเคยเจอกันไหม กับปัญหาที่ว่า เวลาเราทำ Presentation PowerPoint ในเครื่องเราใช้ฟอนต์สวยงามเป็นอย่างดี แต่พอเอาไปเปิดกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นกับพบปัญหาที่ Font เพี้ยนไปหมดกับการเปิด PowerPoint เลยต้องมานั่งแก้ไขใหม่ทั้งหมด แต่เดี๋ยวก่อน วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการบันทึก Silde PowerPoint แบบให้ไม่ให้ฟอนต์เพี้ยน โดยแค่ทำการบันทึกหรือ Save ง่ายๆ

การบันทึกไฟล์ Silde PowerPoint ไม่ได้ฟอนต์เพี้ยน

1.ทำการเปิดไฟล์ที่เราต้องการบันทึก PowerPoint

2. ทำการเกิด File > Save As

3. ให้เราทำการกด Tools > เลือก Save Option

4. ในหัวข้อ Preserve fidelity when sharing this presentation

ให้ทำการเลือก (/) Embed fonts in the file และเลือก (/) Embed all characters

5. ทำการกด Save ไฟล์ปกติ ตามที่เราเคยทำการ Save

เท่านี้ปัญหาฟอนต์เพี้ยนเวลาที่เราเอา Silde PowerPoint  ไปเปิดที่เครื่องอื่นๆ หรือนำไป Presentation ที่ทำให้ฟอนต์เพี้ยนก็จะหมดไป

The post การบันทึก PowerPoint ไม่ให้ฟอนต์เพี้ยน appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการใส่เพลงลงใน PowerPoint ในการนำเสนองานให้กับอาจารย์ โดยเป็นการใส่เสียงเพลงให้ทั้งหมดของ Silde ในการเปิดเพลงไปเรื่อยๆ จนกว่าเราจะนำเสนอเสร็จ และวันนี้ผมจะมาสอนวิธีการเอาเพลงต่างๆลงในสไลค์ของ PowerPoint กัน เพื่อเพิ่มลูกเล่นในการใช้งานของ PowerPoint บางครั้งในการนำเสนอ เราจะใส่เพลงไปเบาๆ และทำการนำเสนอผลงาน ในการ Present ทำให้แตกต่างจากคนอื่นๆ เพราะมันเป็นลูกเล่นที่ใครๆก็ไม่ค่อยทำกัน แต่ดูจังหวะในการใส่เพลงไปด้วยนะครับ 

การใส่เสียงเพลงลงใน PowerPoint

1.  ทำการเลือกหน้าที่เราต้องการใส่เพลงลงไป

ทำการกด Insert > ทำการเลือก เมนู Audio จากนั้นเลือก Audio on My PC : จากนั้นทำการเลือกเพลงที่เราต้องการใส่ลงไปใน Silde

ในตัวอย่าง : ผมทำการใส่ตั้งแต่หน้าแรกเลย ผมก็เลือกตั้งแต่หน้าแรกเลย

สำหรับใครที่ต้องการให้ขึ้นหน้าอื่นๆ ก็ให้เลือกไปที่หน้านั้นๆ จากนั้นค่อย Insert Audio เข้าไปหน้านั้นๆแทนครับ

2. ขั้นตอนนี้เป็นการปรับแต่งการให้เพลงแสดงใน PowerPoint โดยการปรับแต่ง เราสามารถคลิกไปที่ลำโพง จากนั้นเลือก Playback และเราก็จะเห็นเมนูต่างๆในการปรับแต่ง

Start : เราสามารถเลือกตั้งได้ว่า จะได้เพลงขึ้นอัตโนมัติเลย หรือ ว่าจะต้องทำการเปิดมาที่หน้านั้นๆก่อน

และมีลูกเล่นอื่นๆอีกมากมายในการใช้งาน

จากนั้นเราก็จะได้เพลงต่างๆที่เราทำการใส่ลงไปใน PowerPoint เรียบร้อย ก็เป็นการเพิ่มลูกเล่นในการนำเสนองานได้อีกด้วย โดยเราสามารถทำได้ทั้งใน PowerPoint 2010 , PowerPoint 2013 และ PowerPoint 2016 โดยหลักการในการทำแต่ละเวอร์ชั่นจะเหมือนกันทั้งหมด

The post ใส่เสียงเพลง PowerPoint ในการทำรายงาน appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับไฟล์ที่สำคัญๆเราสามารถทำการตั้งรหัสผ่านในการเปิดไฟล์ Microsoft Word ได้ โดยถ้าเราไม่รู้ว่ารหัสผ่านคืออะไร เราก็ไม่สามารถทำการเปิดไฟลืเอกสารนั้นได้ โดยส่วนมากจะนิยมใช้กับไฟล์เอกสารสำคัญต่างๆที่เป็นความลับ โดยเราสามารถทำได้ทั้งใน Microsoft Word , Excel , PowerPoint โดยวิธีทำนั้นก็เหมือนกัน โดยวันนี้ทางแอดมินจะมาสอนวิธีการใส่รหัสผ่านตอนการเปิดไฟล์

ตั้งรหัสผ่าน ก่อนเปิดไฟล์ Microsoft Word / Excel

1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารที่เราต้องการตั้งรหัสผ่านขึ้นมา

2. จากนั้นไปเมนูที่ Save ไฟล์ปกติ และเลือกตำแหน่งที่เราจะบันทึกไฟล์

3. ในหน้าจะกด Save อย่าเพิ่งทำการกด Save ให้เราทำการกดไปที Tools > จากนั้นเลือก General Options

4. ทำการตั้งรหัสผ่าน

โดยเราสามารถเลือกเฉพาะ password to open ก็ได้ แต่ถ้าอยากใส่ทั้ง Modify ก็จัดไปก็ได้

Password to open :

Password to modify :

เมื่อทำการใส่เสร

จากนั้นระบบจะให้ confirm password อีกครั้ง

5. สำหรับตอนเปิดเราจะต้องมีรหัสผ่านในการเปิดไฟล์

หรือรหัสผ่านการแก้ไข (Modify) แต่ถ้าไม่มีก็สามารถกด Read only ก็ได้ นั่นก็คืออ่านได้อย่างเดียว (แต่ก่อนที่จะเข้ามาหน้านี้ต้องผ่านรหัสการเปิดไฟล์มาก่อน)

เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการตั้งรหัสไฟล์ในการเปิดไฟล์ Microsoft Word , Excel หรือ PowerPoint เป็นที่เรียบร้อย

The post ตั้งรหัสผ่านก่อนการเปิดไฟล์ Microsoft Word appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ทำการจ่ายค่าเช่ารายเดือนกับการใช้ O365 ของ Microsoft เราสามารถทำการดาวน์โหลด Microsoft Office 2016 หรือ Office 2013 ได้ฟรี และทำการติดตั้งได้ทั้งหมด 5 เครื่อง PC / Laptop ชีวิตดี๊ดีไหมละกับการเช่าจ่ายรายเดือน รายปี ของการใช้ Office 365 โดยเราจะได้ทั้ง Word , Excel , PowerPoint , One note ,Access , Outlook

ดาวน์โหลด Microsoft Office 2016 Office 365

1. ทำการเข้า mail.office365.com และทำการ Login > จากนั้นไปที่ Settings > เลือก Office 365

2. เลือก Install Status > เลือก Install desktop applications

3. แถบ Office  > ทำการเลือก Office 2016 และเลือก Bit ที่เราต้องการติดตั้ง จากนั้นกด Install

จากนั้นรอทำการติดตั้ง install Office 2016 เราก็จะได้ Word , Excel , PowerPoint , One note ,Access , Outlook ทั้งหมดในการใช้งานต่างๆที่เราต้องการ

The post ดาวน์โหลด Microsoft Office 2016 Office 365 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับใครที่กำลังจะทำการคัดลอกกราฟต่างๆจาก Excel ไปยัง Word ก็สามารถทำได้เหมือนกัน โดยให้เราทำการสร้างกราฟบน Microsoft Excel ให้เรียบร้อยเสียก่อน จากนั้นทำการคัดลอกกราฟใน Excel ไปยัง Word โดยในการคัดลอกนั้นง่ายๆมาก เพราะบางครั้งเราจะต้องนำกราฟต่างๆที่เราทำใน Excel ไปนำเสนอใน Excel หรือจะพิมพ์ส่งรายงานใน Microsoft Word

ส่วนมาก Excel จะเอาไว้ทำการคำนวณต่างๆและทำออกมาเป็นกราฟในการแสดงผล

ทำการคัดลอกกราฟ Excel ไป Word ในการเสนอรายงาน

1. ทำการสร้างกราฟ Report หรือยอดขายของเราขึ้นมา

2. จากนั้นทำการคลิกเมาส์ไปที่ขอบนอกของกราฟ และคลิกขวาบนกราฟ จากนั้นเลือก Copy

3. ทำการเปิด Microsoft Word และทำการคลิกขวา > Paste หรือทำการกด Ctrl + V

จากนั้นเราก็จะได้กราฟของ Microsoft Excel ไปยังใน Microsoft Word เรียบร้อย ก็ส่วนมากในการทำยอดขาย หรือทำกราฟ จะแนะนำให้ทำบน Excel จากนั้นค่อยทำการ Copy พวกกราฟต่างๆมาไว้ใน Word

The post คัดลอกกราฟ จาก Excel ไป Word ในการแสดงรายงาน appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการใส่ตารางใน Microsoft Word 2016 / 2013 สามารถเพิ่มเติมได้ง่ายดาย ในการสร้างตารางสำหรับ Microsoft Word นั้นไม่อยากเลย แค่ทำการเลือกเมนู และต้องการสร้างกี่คอลั่ม กี่แถว ก็ว่ากันไป จากนั้นก็ทำการใส่ข้อมูลลงไปในตาราง และยังสามารถทำการปรับสีของตารางได้อีกด้วย

สร้างตาราง Microsoft Word 2016 / 2013

1. ทำการเปิดเอกสาร Microsoft Word  ขึ้นมา

2. ไปที่แถบ Insert จากนั้นกด Table

ทำการเลือกลากบนตารางว่าจะเอากี่คอลั่มหรือกี่แถว และสามารถปรับเองได้ด้วย โดยการกด Inert table

สามารถใส่ ตาราง Excel ในการคำนวนสูตรต่างๆได้อีกด้วย เพื่อใครต้องการเขียนสูตร Excel ใน Microsoft Word

สามารถปรับสีของตารางของ Microsoft Word ได้เหมือนกัน โดยจิ้มไปที่ตารางของ Word และไปเมนู Design จากนั้นเลือกสีที่เราต้องการ

สำหรับวันนี้ก็เป็นทิปง่ายๆสำหรับการใส่ตาราง Microsoft Word ในการจัดทำรายงานต่างๆของเอกสาร สำหรับการใช้ Microsoft Word 2016 เราสามารเพิ่ม Table ของ wordsheet ของ Excel มาใส่เป็นตารางได้อีกด้วย

The post สร้างตาราง Microsoft Word 2016 / 2013 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ไม่ต้องการสีขาวของพื้นหลัง Microsoft Word 2016 / 2013 เราสามารถใส่ลูกเล่นของสีลงไปได้ ด้วยการใส่ Page Colors ลงไปใน Microsoft Word ซึ่งในการทำนั้นง่ายๆมากครับสำหรับการเปลี่ยนสีจากสีขาวไปเป็นสีอื่นๆใน Page ของ Microsoft Word โดยเราอาจจจะปรับให้เป็น Page สีต่างๆในการจัดกิจกรรม หรือเอกสารให้เราดูเด่นขึ้นอีกด้วย

การใส่สีพื้นหลัง Microsoft Word 2016 /2013

1. ทำการเปิดเอกสาร Microsoft Word

2. ไปที่ แถบ Design > เลือก Page Colors

จากนั้นทำการเลือกสีที่เราต้องการใส่ใน Microsoft Word

เท่านี้ก็เป็นอันเรียบร้อยสำหรับการใส่สีพื้นหลัง Microsoft Word ในการทำรายงาน หรือทำหน้าปก กิจกรรมต่างๆให้ดูสวยงามและเด่นขึ้นกว่าเดิม

The post ใส่สีพื้นหลัง Microsoft Word 2016 / 2013 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการทำการตั้งค่าหน้ากระดาษ Excel 2016 สามารถทำได้ง่ายๆในการใช้เมนูในการตั้งค่าหน้ากระดาษของ Excel 2016 ว่าจะให้ห่างจาก ขอบบน ขอบล่าง ขอบซ้าย และขอบขวาเป็นระยะเท่าไรของการเว้นว่างไว้จากขอบกระดาษนั่นเอง และผมก็มาสอนวิธีการดูค่า Margin ของเอกสารก่อนการที่เราทำการปริ๊นเอกสารต่างๆ เราจะได้ไม่ต้องทำการปริ๊นเอกสารหลายรอบ

การตั้งค่าหน้ากระดาษ Excel 2016 และแสดง Margin ก่อนการปริ๊นเอกสาร

1. ทำการเปิด Microsoft Excel 2016 ขึ้นมา จากนั้นไปที่ Page Layout และเลือก Margin จากนั้นเลือก Custom Margin

2. ทำการเลือกว่าเราจะเว้นว่างระยะห่างจากขอบเป็นระยะเท่าไร

ส่วนในตอนที่เราปริ๊นเอกสาร Excel เราสามารถดูระยะของขอบในการปริ๊นเอกสาร Excel ได้จากการ Preview ก่อนการปริ๊นเอกสารนั่นเอง โดยทำการคลิก Show margin

ง่ายไหมละครับ กับการปรับระยะห่างของ Margin ในแต่ละด้านของ Microsoft Excel 2016 และสอนการแสดงขอบของ Margin ของเอกสารในการ Preview ก่อนการปริ๊นเอกสารนั่นเอง

The post Excel 2016 การตั้งค่าหน้ากระดาษ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ทำการคำนวนงบประมาณ หรือทำรายงานยอดสรุป และต้องการส่งรายงานให้กับหัวหน้า หรือให้กับลูกค้า แต่อยากส่งเป็น PDF ไฟล์เราก็สามารถทำได้เหมือนกัน โดยทำการเปิดไฟล์เอกสารของ Microsoft Excel จากนั้นทำการบันทึกเป็นไฟล์ PDF เพราะปลายทางจะได้แก้ไขข้อมูลไม่ได้ (จริงๆ Microsoft Excel ก็มี Function Lock sheet ไว้เหมือนกันในการป้องกันการแก้ไข)

บันทึก Save File Excel เป็น File “PDF”

1. ทำการเปิดเอกสาร Microsoft Excel ของเราขึ้นมา จากนั้นกดไปที่ File

2. ไปที่ Save As และเลือก Browse

3. ทำการตั้งชื่อไฟล์ และ ทำการเลือก Save as type “PDF”  และทำการกด OK

4. จากนั้นเราก็จะได้ไฟล์ Excel ที่เราทำการ Save เป็นไฟล์ PDF เรียบร้อย

ง่ายไหมครับ กับการบันทึกเอกสารไฟล์ Microsoft Excel เป็นไฟล์ PDF หลังจากนั้นเราก็ส่งไฟล์ PDF ให้กับลูกค้าหรืออาจารย์เป็นรายงานที่เราทำ โดยสามารถทำใน Microsoft Office 2013 และ 2016 นะครับ

The post บันทึกไฟล์ Excel เป็นไฟล์ PDF ในการส่งรายงาน appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการเปิด – ปิด Gridlines ของ Microsoft Excel สามารถทำได้ง่ายๆ เพราะบางคนเวลาทำรายงานต่างๆ ไม่อยากแสดงเส้นตารางหลังพื้นด้านหลังของแต่ละ Sheet ใน Microsoft Excel โดยเราสามารถทำการซ่อน โดยสามารถทำได้ตั้งแต่ Microsoft Excel 2016 / 2013 / 2007 โดยจะแสดงพื้นหลังได้สบายตาขึ้นกับการแสดงรายงาน

เปิด – ปิด Gridlines Excel 2016 / 2013 เส้นพื้นหลังใน Excel

1. ทำการเปิดเอกสาร Excel ขึ้นมา จะเห็นได้ว่าจะมี เส้นเทาๆทุก sheet ในพื้นหลังของ Excel

2. ไปที่ View > จากนั้นเลือก(/) Gridlines

3. ทีนี้เราก็จะทำการซ่อนเส้นพื้นหลังเรียบร้อย

โดยเป็นการปิด Grildlines ของ Microsoft Excel ได้อย่างง่ายๆกับการปิดเส้น พื้นหลังของ Excel เหมาะกับการสรุปรายงาน ทำให้ผลสรุปดูสวยงามขึ้น

The post การเปิด-ปิด Gridlines Excel 2016 / 2013 เส้นพื้นหลัง appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่เพิ่งใช้ Microsoft Excel ใหม่ๆ อยากจะจัด Format ของตัวเลขใหม่ในการแสดง โดยบางคนอาจจะชอบ วัน/เดือน/ปี หรือบางคนอยากได้ เดือน/วัน/ปี และไหนจะมี พศ. หรือ คศ. เข้ามาเกี่ยวข้องกันอีก สำหรับมือใหม่อาจจะงงๆในการให้ Excel ในการแสดงผลของตัวเลข

การจัดรูปแบบ วันที่ ของ Microsoft Excel

1. ทำการคลิกไปที่ มุมซ้ายของ Sheet นั้นๆ (เป็นการปรับทั้งหมด) แต่สำหรับใครจะปรับเฉพาะ Cell ก็ให้ทำการเลือกเฉพาะ Cell นั้นๆ

2. คลิกขวาเลือก Format Cells

3. เลือก Date จากนั้นก็ให้เราเลือก Format ที่เราต้องการ

ถ้าต้องการ พศ ก็ให้เลือก Locale เป็น THAI ก่อน จากนั้นค่อยเลือก

เมื่อทำการเลือกเสร็จ ก็กด OK จากนั้นก็เลือกทำการพิมพ์ format ที่เราต้องการลงไป Excel ก็จะแสดงตัวเลขตามที่เราทำการปรับเอาไว้ใน Microsoft Excel 2013 / 2016

The post จัดรูปแบบแสดง format วัน/เดือน/ปี ใน Excel appeared first on WINDOWSSIAM.