สำหรับมือใหม่หัดใช้ Microsoft Word ผมจะมาทำการสอนวิธีการใส่รูปภาพใน Microsoft Word 2016 / 2013 และทำการปรับกรอบรูปให้กับรุูปภาพตามที่เราต้องการในการทำเอกสารรายงานหรือเอกสารส่งลูกค้า โดยเป็นลูกเล่นของ Word ในการทำรายงาน หรือจะทำการปรับสีหรือแสง ก็ได้ใน Word

การใส่รูปภาพ และการปรับกรอบ Microsoft Word

1. ทำการเปิด Microsoft Word ขึ้นมา จากนั้นกด Insert > Picture และทำการเลือกรูปภาพในคอมพิวเตอร์ของเรา

2. จากนั้นคลิกไปที่รูปภาพของเราที่ต้องการปรับ จากนั้นเลือก Format และเลือกกรอบของรูปภาพที่เราต้องการ

3. เราสามารถปรับ Corrections ในการปรับแสง หรือ สี ของรูปภาพ

เท่านี้ก็เป็นการปรับสี แสง รูปแบบของกรอบในการจัดการรูปภาพใน Microsoft Word ในการส่งรายงานหรือเอกสารในการส่งให้กับลูกค้า

The post ใส่รูป Microsoft Word และการปรับกรอบ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับใครที่กำลังศึกษาการใช้งานของ Microsoft Excel และจะต้องทำการรวมข้อมูลตัวเลขยอดขาย ทั้งปี เป็นหน้าเดียว โดยเราสามารถใช้ Function SUM , AVERAGE , MIN , MAX ในการหาตัวเลขที่เราต้องการได้ด้วย บางคนอาจจะทำการ SUM เฉพาะSheet เดียวกัน แต่ถ้าเราต้องทำการ SUM ข้าม Sheet ละทำอย่างไรดีวันนี้ผมจะมาสอนการ SUM ข้าม Sheet กัน

สอนการ SUM ข้าม Sheet Microsoft Excel

1. ทำการเปิด Microsoft Excel ขึ้นมา จากนั้นในแต่ละ Sheet ก็จะมี Columns หรือ Cell ที่ทำการสรุปตัวเลขอยู่แล้วใช่ไหม

เช่นถ้าเรามียอดขายเดือนมกราคม – ธันวาคม ก็จะมีทั้งหมด 12 Sheet โดยให้เราสร้างเพิ่มขึ้นมาอีก Sheet ในการ SUM รวมดูหน้า Report ของค่าที่เราต้องการ

2. สมมุติเราต้องการ SUM ทั้งหมดทุกเดือน เราก็ใส่สูตร  โปรดเปลี่ยน Cell ในการใส่ค่าของตัวแปรลงไปด้วยนะครับ

=SUM(Sheet1:Sheet12!E3)

หมายความว่าจะเอา ข้อมูลทั้งหมด ตั้งแต่ Sheet1 – Sheet12 สำหรับ E3 นำมารวมกันทั้งหมด

สำหรับใครที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย หรือ MAX , MIN ก็สามารถใช้สูตรเดียวได้เหมือนกันอยู่ที่เราทำการใส่ตัวแปรลงไปนั้นเอง

The post การ SUM ข้าม Sheet Microsoft Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

ในการทำแบบฟอร์มของแบบสอบถามหรือ การทำแบบ คำถาม-คำตอบ ในเอกสารต่างๆ เพื่อนๆหลายๆคนอาจจะสงสัยว่า checkbox นั้นทำอย่างไรใน Microsoft Word ซึ่งวิธีการทำนั้นไม่ยากเลยครับ อยู่ว่าเราจะหาเมนูเจอหรือไม่เท่านั้นเอง 5555+   ซึ่งวันนี้ผมจะมาสอนการทำ Checkbox ของ Microsoft Word ในการจัดการของเอกสาร

สอนการทำ Checkbox ของ Microsoft Word

1. เปิด Microsoft Word ขึ้นมา จากนั้นไปที่ Home > เลือก Bullets จากนั้นเลือก กล่อง

2. เราก็จะได้ตามภาพในการทำฟอร์ม Checkbox ของ Word

เป็นไงมั้งไหมครับเพื่อนๆกับการทำ Check-box ของ Microsoft Word ในการจัดการของการทำฟอร์มในการตอบแบบสอบ-ถาม ตามที่เราต้องการใน Microsoft Word

The post ทำปุ่ม Checkbox สำหรับ Microsoft Word appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ให้กับลูกค้าในการประกาศต่างๆ อาทิเช่น อาจจะประกาศสินค้าใหม่ การทำจดหมายแนบ โดยทำการส่งหารายชื่อลูกค้าของเรา โดยลูกค้าเราอาจจะมีเป็น พัน – แสน คน ใครจะมานั่งส่งอีเมล์ที่ละคนถูกไหม โดยวันนี้ผมจะมาสอนการใช้ Microsoft Word ในการจัดการทำจดหมายเวียน หรือ อีเมล์เวียน ในการทำงาน โดยส่วนมากแผนกแอดมินจะเป็นคนทำ หรือ Sale ในแต่ละองค์กร โดยส่วนมากของผมบางทีก็ใช้เหมือนกันในส่งหาลูกค้าเล็กๆน้อยๆ คือลักษณะในการทำก็เหมือนกับเราที่เราทำจดหมายและเนื้อหาขึ้นมา จากนั้นตัวแปรก็เปลี่ยนแค่ว่าจะส่งหาใครก็เท่านั้น ยิ่งลุูกค้าเราเยอะๆก็สบายเราเลย แค่ทำ template มา

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการทำจดหมายเวียน อีเมล์

1. ไฟล์ Excel โดยมีทั้งหมด 3 คอลัมน์ และบันทึกเป็นไฟล์ Excel ปกติ

อาเช่น ลำดับ / ชื่อ นามสกุล / Email หรือจะมากกว่านี้ก็ได้นะครับ แต่ผมส่วนมากจะใช้แค่ 3 คอลัมน์

2. Email ในการส่ง ถ้าต้องการส่งอีเมล์ด้วย

*สำหรับคนที่ใช้ในองค์กร ต้องคุยกับ IT ด้วยว่า เราจะใช้ Email นี้ในการส่งอีเมล์หาลูกค้า อาทิเช่น sale@domain.com เพื่อ IT จะได้ปลดล๊อคการให้ส่งอีเมล์หาหลายๆคนภายใน 1 ชม เพราะบางคนอาจจะส่งหาลูกค้ามากกว่า แสนคน หมื่นคน ต่อ ชม. ทางภาษาไอทีเขาเรียกว่ากัน spam mail

สำหรับในตัวอย่างวันนี้จะทำการสร้างจดหมายเวียนในการส่งอีเมล์หาลูกค้าทั้งหมด ที่อยู่ email ในไฟล์ Excel

การทำจดหมายเวียน อีเมล์เวียน Microsoft Word 2016

ทำการเปิด Microsoft Outlook Account ที่จะทำการส่งอีเมล์ขึ้นมาก่อน เช่น sale@domain.com สำหรับคนจะทำการส่งจดหมายเวียนด้วย Email

1. ทำการเปิด Microsoft Word ขึ้นมา จากนั้นไปที่ Mailings > เลือก Start Mail Merge > เลือก Email Messages

สำหรับใครที่จะทำจดหมายให้เลือก Envelopers สำหรับทำหน้าปกจดหมาย

หรือ Letter สำหรับเอกสาาร

2. จากนั้นทำการพิมพ์ข้อความของเราลงไป

3. ทำการเพิ่มรายชื่อจาก File Excel

Select Use an Exciting List

เลือก Excel file จากนั้นเลือกไฟล์ รายชื่อบุคคลที่ผมให้ทำการเตรียมเอาไว้

4. จากนั้นเราคลิกเข้ามาดู Edit Recipient List

จากนั้นเราจะเห็นคอลัมน์ที่เราทำการสร้างเอาไว้จากใน File Excel ทั้งหมด

5. จากนั้นผมทำการพิมพ์ TO :

และผมทำการเลือก Insert Merge Field Name ตามคอลัมน์ในไฟล์ Excel มันก็จะเป็นตัวแปรกที่เราส่งหาชื่อลูกค้า

6. ทำการเลือก Send Email Messages

สำหรับใครที่เลือกเป็นเอกสาร ให้เลือก Printer Document แล้วก็ทำการปริ๊นเอกสาร

to : ให้เลือกคอลัมน์ Email

Subject line : เป็นหัวข้อในการส่งอีเมล์

ก่อนที่เราจะทำการกด OK เราต้องมั่นใจแล้วนะว่า จดหมายและเนื้อหาของเราถูก เพราะถ้ากด OK จะเป็นการส่งอีเมล์หาลูกค้าทันที

7. จากนั้นลูกค้าก็จะได้อีเมล์เราแบบนี้ โดยตรง TO : จะเปลี่ยนไปตามชื่อลูกค้า

เป็นยังไงกันบ้างครับ ง่ายไหมครับกับการทำจดหมายเวียน การทำจดหมายเวียนแบบส่งอีเมล์ โดยส่วนมากลูกค้าที่มีเยอะๆ พัน หมืน แสนคน เราคงไม่มานั่งทำเอกสารทีละคนละเนอะ โดยเราใช้ Function ใน Microsoft Word และ Microsoft Outlook ในการจัดการ โดยเราอาจจะทำใน Microsoft Office 2007 / 2010 / 2013 / 2016 ก็ได้เหมือนกันแล้วแต่สะดวกในการทำจดหมายเวียน แค่เมนูจะต่างๆกันนิดหน่อย แต่หลักการยังไงก้เหมือนกัน

The post การทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ Microsoft Word 2016 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับใครที่ต้องการให้ทำการใส่ password ก่อนการเปิด Microsoft Excel โดยถ้าเราไม่มีรหัสผ่านในการเปิดก็จะไม่สามารถทำการเปิดดูไฟล์เอกสารนั้นๆได้ โดยส่วนใหญ่จะใส่รหัสผ่านไว้กับเอกสารสำคัญทางการเงิน เพื่อไม่ให้คนอื่นสามารถเห็นตัวเลข หรือข้อมูลลับทางของลูกค้า

โดยต่อให้เรามีไฟล์เอกสารนั้นๆที่ใส่รหัสผ่านเอาไว้ และคนที่จะแอบดูไม่มีรหัสผ่านก็จะทำการเปิดไม่ได้ ต่อให้หาโปรแกรมมาถอดรหัสก็ไม่สามารถทำได้ ผมยืนยันไว้เลยตรงนี้

ใส่รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ Excel

1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารที่เราต้องการใส่รหัสผ่านขึ้นมา

2. ไปที่ File

3. คลิก Info > เลือก Protect Workbook > เลือก Encrypt with Password

4. ทำการกรอกรหัสผ่านที่เราต้องการใส่ ในตอนทำการเปิดไฟล์ โดยให้ใส่2รอบ เพื่อทำการยืนยันรหัสผ่าน

*รหัสผ่าน ตัวใหญ่ ตัวเล็กมีผลหมดนะ ระวังไว้ด้วย

จากนั้นเราจะเห็นแบบในรูป

5. ทำการ Save หรือทำการบันทึกไฟล์ปกติ

6. ทำการเปิดไฟล์เอกสารอีกครั้ง โดยระบบจะให้เราทำการใส่รหัสผ่าน

ถ้าเราไม่มีรหัสผ่าน เราก็ไม่สามารถทำการไฟล์ Excel นั้นๆได้ โดยตัวใหญ่ ตัวเลข ในการตั้งรหัสผ่านจะมีผลทั้งหมด เพราะฉะนั้นตอนตั้ง ตั้งให้เราจำให้ได้นะ ไม่งั้นเราจะไม่สามารถทำการเปิดไฟล์นั้นได้เลย เพราะยังไม่มีโปรแกรมไหนถอดรหัสได้ โดยสามารถทำได้ทั้งใน Microsoft Excel 2016 ,  Microsoft Excel 2013 ,  Microsoft Excel 2010

The post ใส่รหัสผ่านล๊อคไฟล์ Excel ให้ใส่รหัสผ่านก่อนทำการเปิดทุกครั้ง appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ทำข้อมูลเยอะๆ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์ใน Microsoft Excel สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใน Microsoft Excel มีฟังก์ชั่นตัวนี้ให้ใช้อยู่แล้วเรียกว่า Remove Duplicates เผื่อในกรณีทางเราได้รับมอบหมายในการทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลมากมายในการจัดการทำข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจาก Microsoft Excel

การลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ Microsoft Excel

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel ขึ้นมา

จากตัวอย่าง จะเห็นว่า คอลัมน์ C7:C8 มีข้อมูลที่ซ้ำจาก C2 นั่นก็คือค่า A หลังจากที่เราลบไปแล้ว จะทำการลบคอลัมน์ C7 , C8 ไปเลย

2. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ จากนั้น DATA > Remove Duplicates

3. เลือก Remove Duplicates

4. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ ในการตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ำ

5. จะเห็นได้ว่า ข้อมูลที่ซ้ำจะถูกลบไป

ง่ายไหมละครับกับการลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ ส่วนมากจะเอาไว้ใช้กับการจัดการข้อมูลขนาดเยอะๆ จะช่วยให้คนทำไฟล์ DATA ใช้งานเพิ่มมากยิ่งขึ้นกับการทำ Remove Duplicates DATA

The post ลบข้อมูลที่ซ้ำกันในคอลัมน์ Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับบางไฟล์ Microsoft Excel มีการรีวิวในการทำข้อมูลของไฟล์ Excel หลายๆคน และจะต้องมีการใส่ Comment ในของแต่ละเอกสารในการจัดการ และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องให้ถูกต้อง โดยสมุมติถ้าเรามี 3 คนในการรีวิวไฟล์ เราจะได้รู้ว่า คนไหนเป็นคนที่ทำการรีวิวเอกสารไฟล์ Excel นี้

การเปลี่ยนชื่อคนในการ Comment ไฟล์ Excel

1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารของเราที่เราต้องการ Comment ขึ้นมา และทำการ Comment จะเห็นได้ว่า ในกล่อง Comment จะเป็นชื่อที่เราไม่ต้องการ

โดยตรงนี้เราสามารถทำการปรับเปลี่ยนได้

การใส่ Comment > คลิกไปที่เซลล์นั้นๆ และเลือก Review > New Comment

2. ไปที่ File เลือก Option

3. ช่อง General > Username : ทำการใส่ชื่อ User ที่เราต้องการ จากนั้นกด OK และทำการ Save ไฟล์

4. จากนั้นทำการเปิดไฟล์ที่เราต้องการ Comment ขึ้นมาใหม่ และทำการกด Comment ใหม่

ทีนี้เราก็จะได้ ชื่อที่ถูกต้องในการ Comment ส่วน Comment ก่อนหน้านี้ ก็จะยังเป็นชื่อเดิม โดยถ้าเราจะเปลี่ยนให้ทำการลบออกแล้วใส่ Comment ไปใหม่ สำหรับชื่อเดิมก่อนที่จะทำการเปลี่ยนใน Microsoft Excel

The post การเปลี่ยนชื่อคนในการ Comment File Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับหลายๆคนที่มีปัญหากับการปริ๊นไฟล์เอกสารของ Microsoft Excel ในหน้าไหนก็ตาม แล้วปริ๊นได้ไม่ครบตามที่ต้องการของหน้า Sheet นั้นๆ เพราะเราอาจจะมีหลายๆคอลัมน์มากจนกว่าจะปริ๊นมาได้ในหน้าหนึ่ง ซึ่งผมคิดว่าหลายๆคนเจอปัญหานี้แน่นอน มันทำให้ปริ๊นข้อมูลออกมาไม่ครบใน Sheet นั้นๆ วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการปรับขนาดของหน้าที่จะทำการปริ๊นเอกสารออกมาให้พอดีกับหน้าขนาดของเราพอดี ต่อให้มีหลายๆคอลัมน์ก็ตาม ซึ่งเป็นทิปง่ายๆสำหรับการใช้ Microsoft Excel

การปรับปริ๊นไฟล์ Microsoft Excel ให้พอดีกระดาษ

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel ขึ้นมา

2. ไปที่ File > Print

เลือก Fit Sheet on One Page เราก็จะเห็นเอกสารที่จะทำการปริ๊นก่อนทางด้านขวา > จากนั้นทำการปริ๊น

เท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลของหน้าที่เราต้องการปริ๊นครบถ้วนกับ 1 หน้ากระดาษ ต่อให้คอลัมน์หรือแถว เยอะแค่ไหน เราก็สามารถทำการบังคับให้ข้อมูลที่เราจะทำการปริ๊นออกมาให่หน้าเดียวได้ ใน Microsoft Excel 2016 , Excel 2013 , Excel 2010

The post ปริ๊นไฟล์ Sheet Excel ให้เต็มหน้ากระดาษ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับใครที่ต้องการให้ทำการใส่ password ก่อนการเปิด Microsoft Excel โดยถ้าเราไม่มีรหัสผ่านในการเปิดก็จะไม่สามารถทำการเปิดดูไฟล์เอกสารนั้นๆได้ โดยส่วนใหญ่จะใส่รหัสผ่านไว้กับเอกสารสำคัญทางการเงิน เพื่อไม่ให้คนอื่นสามารถเห็นตัวเลข หรือข้อมูลลับทางของลูกค้า

โดยต่อให้เรามีไฟล์เอกสารนั้นๆที่ใส่รหัสผ่านเอาไว้ และคนที่จะแอบดูไม่มีรหัสผ่านก็จะทำการเปิดไม่ได้ ต่อให้หาโปรแกรมมาถอดรหัสก็ไม่สามารถทำได้ ผมยืนยันไว้เลยตรงนี้

ใส่รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ Excel

1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารที่เราต้องการใส่รหัสผ่านขึ้นมา

2. ไปที่ File

3. คลิก Info > เลือก Protect Workbook > เลือก Encrypt with Password

4. ทำการกรอกรหัสผ่านที่เราต้องการใส่ ในตอนทำการเปิดไฟล์ โดยให้ใส่2รอบ เพื่อทำการยืนยันรหัสผ่าน

*รหัสผ่าน ตัวใหญ่ ตัวเล็กมีผลหมดนะ ระวังไว้ด้วย

จากนั้นเราจะเห็นแบบในรูป

5. ทำการ Save หรือทำการบันทึกไฟล์ปกติ

6. ทำการเปิดไฟล์เอกสารอีกครั้ง โดยระบบจะให้เราทำการใส่รหัสผ่าน

ถ้าเราไม่มีรหัสผ่าน เราก็ไม่สามารถทำการไฟล์ Excel นั้นๆได้ โดยตัวใหญ่ ตัวเลข ในการตั้งรหัสผ่านจะมีผลทั้งหมด เพราะฉะนั้นตอนตั้ง ตั้งให้เราจำให้ได้นะ ไม่งั้นเราจะไม่สามารถทำการเปิดไฟล์นั้นได้เลย เพราะยังไม่มีโปรแกรมไหนถอดรหัสได้ โดยสามารถทำได้ทั้งใน Microsoft Excel 2016 ,  Microsoft Excel 2013 ,  Microsoft Excel 2010

The post ใส่รหัสผ่านล๊อคไฟล์ Excel ให้ใส่รหัสผ่านก่อนทำการเปิดทุกครั้ง appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ทำข้อมูลเยอะๆ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์ใน Microsoft Excel สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใน Microsoft Excel มีฟังก์ชั่นตัวนี้ให้ใช้อยู่แล้วเรียกว่า Remove Duplicates เผื่อในกรณีทางเราได้รับมอบหมายในการทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลมากมายในการจัดการทำข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจาก Microsoft Excel

การลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ Microsoft Excel

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel ขึ้นมา

จากตัวอย่าง จะเห็นว่า คอลัมน์ C7:C8 มีข้อมูลที่ซ้ำจาก C2 นั่นก็คือค่า A หลังจากที่เราลบไปแล้ว จะทำการลบคอลัมน์ C7 , C8 ไปเลย

2. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ จากนั้น DATA > Remove Duplicates

3. เลือก Remove Duplicates

4. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ ในการตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ำ

5. จะเห็นได้ว่า ข้อมูลที่ซ้ำจะถูกลบไป

ง่ายไหมละครับกับการลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ ส่วนมากจะเอาไว้ใช้กับการจัดการข้อมูลขนาดเยอะๆ จะช่วยให้คนทำไฟล์ DATA ใช้งานเพิ่มมากยิ่งขึ้นกับการทำ Remove Duplicates DATA

The post ลบข้อมูลที่ซ้ำกันในคอลัมน์ Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับบางไฟล์ Microsoft Excel มีการรีวิวในการทำข้อมูลของไฟล์ Excel หลายๆคน และจะต้องมีการใส่ Comment ในของแต่ละเอกสารในการจัดการ และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องให้ถูกต้อง โดยสมุมติถ้าเรามี 3 คนในการรีวิวไฟล์ เราจะได้รู้ว่า คนไหนเป็นคนที่ทำการรีวิวเอกสารไฟล์ Excel นี้

การเปลี่ยนชื่อคนในการ Comment ไฟล์ Excel

1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารของเราที่เราต้องการ Comment ขึ้นมา และทำการ Comment จะเห็นได้ว่า ในกล่อง Comment จะเป็นชื่อที่เราไม่ต้องการ

โดยตรงนี้เราสามารถทำการปรับเปลี่ยนได้

การใส่ Comment > คลิกไปที่เซลล์นั้นๆ และเลือก Review > New Comment

2. ไปที่ File เลือก Option

3. ช่อง General > Username : ทำการใส่ชื่อ User ที่เราต้องการ จากนั้นกด OK และทำการ Save ไฟล์

4. จากนั้นทำการเปิดไฟล์ที่เราต้องการ Comment ขึ้นมาใหม่ และทำการกด Comment ใหม่

ทีนี้เราก็จะได้ ชื่อที่ถูกต้องในการ Comment ส่วน Comment ก่อนหน้านี้ ก็จะยังเป็นชื่อเดิม โดยถ้าเราจะเปลี่ยนให้ทำการลบออกแล้วใส่ Comment ไปใหม่ สำหรับชื่อเดิมก่อนที่จะทำการเปลี่ยนใน Microsoft Excel

The post การเปลี่ยนชื่อคนในการ Comment File Excel appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับหลายๆคนที่มีปัญหากับการปริ๊นไฟล์เอกสารของ Microsoft Excel ในหน้าไหนก็ตาม แล้วปริ๊นได้ไม่ครบตามที่ต้องการของหน้า Sheet นั้นๆ เพราะเราอาจจะมีหลายๆคอลัมน์มากจนกว่าจะปริ๊นมาได้ในหน้าหนึ่ง ซึ่งผมคิดว่าหลายๆคนเจอปัญหานี้แน่นอน มันทำให้ปริ๊นข้อมูลออกมาไม่ครบใน Sheet นั้นๆ วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการปรับขนาดของหน้าที่จะทำการปริ๊นเอกสารออกมาให้พอดีกับหน้าขนาดของเราพอดี ต่อให้มีหลายๆคอลัมน์ก็ตาม ซึ่งเป็นทิปง่ายๆสำหรับการใช้ Microsoft Excel

การปรับปริ๊นไฟล์ Microsoft Excel ให้พอดีกระดาษ

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel ขึ้นมา

2. ไปที่ File > Print

เลือก Fit Sheet on One Page เราก็จะเห็นเอกสารที่จะทำการปริ๊นก่อนทางด้านขวา > จากนั้นทำการปริ๊น

เท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลของหน้าที่เราต้องการปริ๊นครบถ้วนกับ 1 หน้ากระดาษ ต่อให้คอลัมน์หรือแถว เยอะแค่ไหน เราก็สามารถทำการบังคับให้ข้อมูลที่เราจะทำการปริ๊นออกมาให่หน้าเดียวได้ ใน Microsoft Excel 2016 , Excel 2013 , Excel 2010

The post ปริ๊นไฟล์ Sheet Excel ให้เต็มหน้ากระดาษ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับการทำ Archive mail ของ Outlook มีมาตั้งแต่ Outlook 2007 / 2013 แต่ใน Microsoft Outlook 2016 เปลี่ยนเมนูเล็กน้อย แต่ก็สามารถทำการ archive mail ได้อยู่ดี ซึ่งหลักการทำ archive mail นั้นเป็นการดึงอีเมล์ในการจัดเก็บออกมาเป็นอีกไฟล์ตามที่เราตั้งเงื่อนไขเอาไว้ โดยจะเป็นการลดการโตของไฟล์ .pst หลักในการเก็บไฟล์ของอีเมลล์ แถมยังเป็นการสำรองข้อมูลของไฟล์ email เก่าๆได้อีกด้วย โดยส่วนตัวผมก็แนะนำให้ทำปีละครั้ง หรือ 2 ครั้งต่อปีครับ

การทำ Archive Mail สำหรับ Outlook 2016

1. ทำการเปิด Microsoft Outlook 2016 ขึ้นมา > กดไปที่ File

2. กด Info > เลือก Tools > เลือก Cleanup old items

3. เลือกที่ Root อีเมลล์ของเราเลย

Archive items older than : ให้เราเลือกวันที่จะ archive คือต่ำกว่าวันที่เราเลือกจะ archive ทั้งหมด

Archive file : ให้เราเลือกไฟล์ที่เก็บของข้อมูล เอาไว้ drive D / E ที่ไม่ใช่ C นะ

จากนั้นกด OK ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการทำ archive mail เรียบร้อยแล้วครับ ง่ายไหมครับกับการทำ archive mail

จากนั้นเราจะเห็นแทบ Archives ของอีเมลล์ของเราตามที่เราได้ทำการตั้งเงื่อนไขของวันเอาไว้ นั่นเอง

The post ทำ Archive Mail สำหรับ Outlook 2016 สำรองข้อมูลอีเมล์ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนทำงานเอกสาร Microsoft Word บ่อยๆ บ้างครั้งเราทำการทำเอกสารไปเรื่อยๆและอยู่ดีๆคอมพิวเตอร์ของเรามีปัญหาหรือไฟล์เอกสารของเรามีปัญหา และไม่ได้ทำการ Save หรือการบันทึกไว้ แล้วเราจะต้องมานั่งแก้ใหม่หรือ ถามใจตัวเองดู โดยวันนี้ผมมาแนะนำการทำ Auto Save ไฟล์ Microsoft Word โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับ Microsoft Excel , PowerPoint

การตั้ง Auto Save ไฟล์ Microsoft Word 2016 / 2013

1. ทำการเปิดเอกสารของเราขึ้นมา > ไปที่ File

2. เลือก Option

3. เลือก Save

เลือก (/) Save AutoRecover information every : ใส่เวลาที่ต้องการให้บันทึกอัตโนมัติ ผมแนะนำที่ 5 นาทีครับ

และเลือก (/) Keep the last autosave version

AutoRecover file location : ที่เก็บของไฟล์ Microsoft Word ในการบันทึกอัตโนมัติ

Default local file location : ที่เก็บของไฟล์ Microsoft Word ในการจะบันทึก ในการ Save ครั้งแรก

จากนั้นทำการกด OK เพื่อเป็นการบันทึกการตั้งค่า

ทีนี้เวลาทำงาน Microsoft Word ก็ไม่ต้องพะวงกับการที่ไฟล์ของเราจะไม่ทำการบันทึกตอนที่คอมพิวเตอร์มีปัญหา หรือเครื่องค้าง

The post การตั้ง Auto Save บันทึกไฟล์ Microsoft Word อัตโนมัติ appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับที่กำลังใช้ Microsoft Word 2016 ในการทำเอกสารต่างๆไม่ว่าจะเป็ยรายงานการประชุมหรือการส่งเอกสารให้กับลูกค้า แล้วเราต้องการบันทึกไฟล์ Microsoft Word 2016 ที่เป็นไฟลฺ์ .docx ให้เป็นไฟล์ PDF/XPS  เพื่อทำการอ่านได้อย่างเดียว โดยผู้อ่านไม่สามาารถทำการแก้ไขได้

การบันทึกไฟล์ PDF/XPS ใน Microsoft Word 2016 / 2013

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Word 2016 ขึ้นมา

2. คลิก File

3. คลิก Export > เลือก Create PDF / XPS > และทำการบันทึกไฟล์ โดยให้เลือกที่เก็บของไฟล์

4. จากนั้นเราก็จะได้ไฟล์ PDF ที่ใช้โปรแกรม Acrobat Reader ในการเปิดไฟล์

โดยเพื่อนๆสามารถทำการแปลงไฟล์ Microsoft Word (.docx) ให้เป็นไฟล์ PDF ในการเปิดไฟล์อ่านได้อย่างเดียว เพื่อเป็นการส่งไฟล์เอกสารต่างๆที่จะไม่ให้ปลายทางทำการแก้ไข คืออ่านได้อย่างเดียวนั่นเอง

The post บันทึก Microsoft Word 2016 ให้เป็น PDF / XPS appeared first on WINDOWSSIAM.

เพื่อนๆที่กำลังศึกษาโปรแกรม Microsoft Word 2016 / 2013 และยังไม่รู้ว่าแต่ละเมนูใน Microsoft Word สามารถทำอะไรได้มั้ง โดยวันนี้ผมจะมาสอนวิธีการใช้ Microsoft Word พื้นฐาน และปูพื้นฐานง่ายๆกับการใช้ Word ในการทำเอกสารต่างๆ โดยเพื่อนๆน้องๆ อาจจะเริ่มศึกษากันตั้งแต่ สมัยประถม อาจจะเป็นตั้งแต่ ป. ที่อาจารย์เริ่มสอนการใช้คอมพิวเตอร์

โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมของชุด Microsoft Office ที่พวกเราเอาไว้ทำเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเอกสารรายงาน ส่งอาจารย์หรือทำบทความ และส่งให้กับสำนักพิมพ์ต่างๆ โดย Microsoft Word มีลูกเล่นมากมายตามเวอร์ชั่นที่อัพเดตมาเรื่อยๆตามที่ Microsoft ได้ปล่อยออกมาให้เราใช้

พื้นฐานการใช้ Microsoft Excel :  พื้นฐาน Microsoft Excel

พื้นฐานสอนการใช้ Microsoft Word

อธิบายแต่ละส่วนของเมนู Microsoft Word

หมายเลข 1 : เป็นเมนู Tool bars ในการจัดการเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยน font ของเอกสาร การปรับขนาดของอักษร การใส่ตารางลงไปในเอกสาร

ตัวอย่างเช่นเมนู Design เราสามารถใส่ตารางลงไปใน Microsoft Word

หมายเลข 2 : ตรงส่วนนี้เป็นการบอกสถานะว่าตอนนี้เรากำลังเปิดอยู่หน้า Page ไหน และเราพิมพ์ตัวอักษรไปแล้วทั้งกี่ตัวในเอกสารนี้

หมายเลข 3 : เมนูในการจัดมุมมองของเอกสาร และการซูมเข้า-ออก ของเอกสาร

หมายเลข 4 : ไม้บรรทัดของ Microsoft Word ในการจัดเอกสาร  สอนการแสดงไม้บรรทัด Microsoft Word

หมายเลข 5 : ส่วนของที่เราจะทำการพิมพ์ข้อความลงใน Body ของเอกสาร

การบันทึกไฟล์เอกสารต่างๆ ของ Microsoft Word

หลังจากที่เราทำการสร้างเอกสารขึ้นมาเรียบร้อย เราสามารถทำการบันทึกไฟล์เพื่อเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์

โดยทำการกด File

ถ้าต้องการบันทึก Save > ก็ให้ไปที่เมนู Save as และบันทึกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของเรา

การใช้ Spreadsheet ใน Microsoft Word

Microsoft Word ก็สามารถใช้สูตรในการคำนวณจาก Microsoft Excel ก็ได้นะ โดยใช้  Function Spreadsheet

โดยแอดมินก็มาอธิบายการใช้งานเมเนูต่างๆของ Microsoft Word เพื่อให้เราสามารถเข้าใจว่าเมนูแต่ละอย่างของ Microsoft Word เอาไว้ทำอะไร โดยเพื่อนๆ อาจจะใช้ Microsoft Word 2016 / 2013 / 2010 เมนูต่างๆก็อาจจะต่างกันเล็กน้อย แต่หลักการยังไงก็ทำเหมือนกัน ส่วนเพื่อนๆที่อยากศึกษาเพิ่มเติม สามารถเข้าไปดูเมนหัวข้อ Microsoft Word ที่แอดมินได้เขียนเอาไว้แล้ว

The post พื้นฐานสอนการใช้โปรแกรม Microsoft Word 2016 / 2013 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับนักบัญชี หรือ การเงินที่ทำการใช้ Microsoft Excel บ่อยๆในการดูงบประมาณต่างๆ โดยในแต่ละไฟล์การเงิน ก็จะมีคอลัมน์ และแถว ในไฟล์แต่ละชีสของ Excel เป็นจำนวนมาก และเคยปวดหัวไหม เวลาเรา Scroll เมาส์ไป แล้วเวลาเราจะดูหัวข้อต่างๆ เช่น Category แล้วเรามองไม่เห็นจาก columns หรือ row ของแถวแรกๆของอันนั้น ทำให้เราปวดหัวแน่ๆ แต่วันนี้ผมจะมาสอนการล๊อคหรือการ Freeze ของคอลัมน์หรือแถวที่เราต้องการ และข้อมูลอื่นๆก็เลื่อนตามปกติ

โดยส่วนใหญ่ในการล๊อคข้อมูลของ Columns , Row ส่วนใหญ่จะทำที่ หัวข้อของไฟล์นั้นๆ และให้ข้อมูลเลื่อนๆไปเรื่อยๆ เพื่อการดูข้อมูลที่ง่ายขึ้นนั้นเอง

การล๊อคคอลัมน์ แถว Microsoft Excel 2016 / 2013

การล๊อค Columns Excel

เวลาที่เรายังไม่ได้ล๊อคคอลัมน์ เวลาเราเลื่อน ฺBar ด้านล่างมุมขวา ข้อมูลมันก็จะเลื่อนๆไปหมดเลย แต่วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการล๊อคคอลัมน์กัน โดยจะทำการล๊อคเฉพาะ Columns แรกของ sheet นั้นๆ

1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel

2. ไปที่ View > เลือก Freeze Panes : ทำการเลือก Freeze First Columns

3. เราก็จะได้ข้อมูลที่เลื่อนไปเลื่อนมา สำหรับข้อมูลต่างๆ ที่ไม่ใช่หัวข้อเป็นที่เรียบร้อย เราก็จะได้ดูข้อมูลต่างๆได้ง่ายขึ้นกับการดูตัวเลข พร้อมกับหัวข้อนั้นๆ

4. เรียบร้อย

หมายเหตุ : แต่ถ้าข้อมูลของหัวข้อ Category เราไม่ใช่คอลัมน์แรก ให้เราทำการเลือก ไปที่คอลัมน์นั้นก่อน คลิกที่คอลัมน์นั้นๆ > View > เลือก Freeze Panes : ทำการเลือก Unfreeze Panes

การล๊อค Row Excel

1. ทำการเปิด Microsoft Excel ขึ้นมา

2. การทำนั้นเหมือนกันกับการล๊อค Microsoft Excel Columns สำหรับคนที่ต้องการล๊อคแถวแรกของ Sheet ให้เลือกที่  View > เลือก Freeze Panes : ทำการเลือก Freeze First Row

แต่ถ้าข้อมูลของหัวข้อ Category เราไม่ใช่แถวแรก ให้เราทำการเลือก ไปที่แถวนั้นก่อน คลิกที่แถวนั้นๆ > View > เลือก Freeze Panes : ทำการเลือก Unfreeze Panes

3. เรียบร้อย

ทีนี้เพื่อนๆก็จะใช้ Microsoft Excel 2016 / 2013 ในการดูข้อมูลแต่ละคอลัมน์ หรือ แถว จำนวนเยอะๆในการดูข้อมูลได้แบบมืออาชีพได้แล้ว จะได้ไม่ต้องปวดหัวกับการดูตัวเลข และมโนว่า ตัวเลขอันนี้มาจาก หัวข้อหรือแถว อะไรในหัวข้ออะไรกันแน่ โดยเพื่อนๆสามารถนำไปประยุกต์ให้เข้ากับไฟล์ Microsoft Excel ของเพื่อนๆกันได้ครับ

The post การล๊อค columns , Row ของ Microsoft Excel 2016 / 2013 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการใช้ฟังก์ชั่นของ Microsoft Excel ในการทำ Consolidate ข้อมูล ในการหาข้อมูล SUM , หาค่าเฉลี่ย หรืออื่นๆของยอดขายในแต่ละเดือน เราสามารถใช้ฟังก์ชั่นของ Excel 2016 / 2013 ในการทำสูตรเหล่านี้ เพื่อสรุปออกมาเป็นตัวเลขที่เราต้องการ

ตัวอย่าง : จะเป็นสรุปว่าสินค้าตัวไหนบาง ขายไปได้เท่าไร และยอดรวมของสินค้านั้นๆเท่านั้น ของแต่ละสินค้า โดยเป็นการ SUM ของสิ้นค้านั้นๆออกมาตามยอดขายในแต่ละเดือน (ผมรวมของแต่ละวันในเดือนนั้นๆ)

สอนการใช้ Consolidate Data Excel 2016 (พื้นฐาน)

1. เปิดไฟล์ที่เราต้องการทำ Consolidate จากนั้นคลิกไปที่ Cell แรกของ Report ที่เราอยากได้ > คลิกแถบ Data > คลิก Consolidate

2. เลือก Function ที่เราต้องการ มีทั้ง SUM / ค่าหาเฉลี่ย และอื่นๆ

จากนั้นกด Reference

คลิกเลือกข้อมูลที่เราต้องการจะนำมา SUM (เลือกกรอบครอบข้อมูลเองเลย ) > คลิก Add

จากนั้นเลือก Left Columns ในการเลือกข้อมูลที่ต้องการนำมาแสดง (เพราะข้อมูลสินค้าของผมอยู่ Left column ที่จะเอามาแสดงใน Report ที่ผมต้องการ )

3. จากนั้นเราก็จะได้ผลลัพธ์

โดยเป็นการสรุปยอดขาย ของแต่ละอุปกรณ์หรือ software โดยนำเอาอุปกรณ์หรือSoftware ที่ซ้ำกันมาทำการสรุป และสรุป จำนวน และยอดขาย โดยเป็นการ SUM โดยใช้ฟังก์ชั้่น Consolidate ของ Microsoft Excel

ดาวน์โหลดทดลองการใช้งาน Consolidate Excel  : ดาวน์โหลด

The post การใช้ฟังก์ชั่น Consolidate Data Excel 2016 appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับสาวหรือหนุ่มบัญชี เวลาเราจะตจวจสอบพวกงบการเงิน หรือเรากำลังไฟล์ที่เกี่ยวกับการเงิน ในแต่ไฟล์ของ Microsoft Excel ก็จะมีทั้งคอลั่ม หรือแถว ในไฟล์เป็นจำนวนมากๆ บางที่เราก็จะไม่จะทำการ scroll bar เมาส์อยู่เลื่อนๆลงมาดูหัวข้อในแต่ละหัวข้อ ซึ่งทาง Microsoft Excel มีฟังก์ชั่น Group เอาไว้ใช้ซ่อน ย่อ/ขยาย ของ Column / Row ของไฟล์ ในการย่อนั้นเอง ซึ่งสะดวกมากในการทำไฟล์เกี่ยวกับ Finance

โดยเราสามารถทำ Group ซ้อน Group ได้ ในการทำคอลั่มหรือแถว

การทำย่อ/ขยาย Group Excel ในการซ่อนคอลั่ม / แถว

1. ทำการเปิดไฟล์ Excel ที่เราต้องการทำขึ้นมา

2. ทำการเลือกคอลั่ม หรือ แถว ที่เราจะต้องการทำ Group

ในตัวอย่าง ผมทำการเลือกแถว ตั้งแต่ 7 -12 ในการทำ Group > คลิก Data > เลือก Group

3. จากนั้นเราก็จะเห็นเครื่องหมายในการทำ Group

4. โดยเราสามารถ กด + / –  ในการย่อขยายของคอลั่มหรือแถว ที่เรากำลังทำ Group

เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการทำก Group ของ Excel เรียบร้อย ส่วนเวลาเราจะทำการ Ungroup ก็ให้เราทำการเลือก คอลั่มหรือแถว จากนั้นก็เลือก Ungroup แทนนั้นเอง ง่ายๆครับ

ในการทำ Group ส่วนใหญ่จะเจอกับพวกไฟล์ Finance หรือ บัญชี ในการทำเอกสารนั้นเอง เพื่อมุมมองในการทำไฟล์นั้นจะง่ายขึ้น หรือการสรุป Report ให้นาย นายจะได้มองง่ายๆกับการใช้ Group Excel โดยในการทำ Group นั้น สามารถทำ Group ซ้อน Group ได้นะ

The post ทำ Group Excel สำหรับซ่อน Column / Row appeared first on WINDOWSSIAM.

สำหรับคนที่ต้องการลบข้อมูลว่างเปล่า (Blanks) ในช่องของคอลั่มหรือแถว ใน Microsoft Excel จะให้เราไปนั่งลบทีละ Row  / Columns มันก็ไม่ใช่ ใช่มะ ?? สำหรับคนที่ทำไฟล์เกี่ยวกับพวกการเงินหรือบัญชี เบสิคพวกนี้อาจจะต้องรู้ในการลบข้อมูลว่างเปล่าของไฟล์ในแต่ละ Sheet เพราะบางทีเราก็จะได้เอามาใช้ได้เป็นประโยชน์ต่อการทำงานของเรา

ลบข้อมูลว่าง ในแถว / คอลั่ม สำหรับ Microsoft Excel

1. สำหรับตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า Row 6 ไม่มีข้อมูล แต่ถ้าต้องการลบแถวหรือคอลั่มที่ไม่มีข้อมูลออก จะทำอย่างไร สมมุติว่ามีเป็นหลายๆพันแถวหรือหลายๆพันคอลั่ม คงไม่มานั่งลบทีละครั้ง จริงไหมละ ??

2. คลิกไปที่มุมซ้าย เพื่อทำการเลือกทั้งหมดของ Sheet

3. แถบ Hone > คลิกเลือก Find & Select > เลือก Go to Special

จากนั้นสังเกตุว่า แถว / คอลั่มจะถูกเลือก

4. แถบ Home > เลือก Delete > เลือก Delete Columns / Row ตามที่เราต้องการ

5. จากนั้นจะเห็นได้ว่าข้อมูลแถวที่ว่างเปล่าก็จะหายไปเอง

เท่านี้ก็เป็นการลบข้อมูลที่ว่างเปล่า ออกจาก Columns / Row ของ Microsoft Excel ในการจัดการข้อมูลจำนวนเยอะๆของแต่ละไฟล์ในการจัดการข้อมูล

The post Excel ลบข้อมูลว่างเปล่า (Blanks) ออกจาก Column , Row appeared first on WINDOWSSIAM.